21 september 2017    

Ik ben een ongelooflijke structuur- en processenfreak. Zeker als ik bij een ondernemer samenwerk met een team dan vind ik het heel prettig om duidelijkheid te hebben over de gang van zaken binnen het bedrijf. En minstens zo belangrijk vind ik het dat alle neuzen binnen het team dezelfde kant opstaan. Zeker wat betreft de externe communicatie.

Hoe pak je het eigenlijk aan?

Het heeft echt wel even geduurd voordat ik een manier had gevonden die voor mij werkt. Ik heb diverse systemen geprobeerd, maar regelmatig liep ik tegen het probleem aan dat mijn wensen groter waren dan de mogelijkheden van een bepaald systeem. En dat is ook de reden dat ik nu meerdere systemen gebruik om alles goed in kaart te brengen. Ongetwijfeld dat het misschien eenvoudiger kan, maar voor mij werkt dit het beste.

Mijn stappenplan om een proces te schrijven en hierdoor structuur aan te brengen

Stap 1:

Ik maak eerst een stroomschema in LucidChart. Je kunt dit systeem gratis gebruiken, alleen zitten er dan wat beperkingen aan. Zelf maak ik gebruik van de betaalde variant.

Hieronder zie je een voorbeeld van een stroomschema. Het gaat hierbij om de externe communicatie. In dit voorbeeld gaat het om de vraag ‘Kan een bepaald programma in termijnen betaald worden?’


Zorg voor structuur in je werk
Je ziet in het stroomschema precies wat je moet doen bij welk antwoord.

Stap 2:

Stap 2 kan natuurlijk steeds verschillend zijn, want dat hangt af van de route die je volgt in het stroomschema. Maar in principe is bij mij stap 2 dat ik zorg dat er mailtemplates zijn. Je ziet bijvoorbeeld staan: ‘Je kunt de klant mailen dat betalen in termijnen mogelijk is.’

Zorg voor structuur in je werk

Om ervoor te zorgen dat iedereen hetzelfde communiceert, maak ik hiervoor één mailtemplate zodat iedereen die de mailbox beheert deze kan gebruiken. Natuurlijk kun je deze iets personaliseren, afhankelijk van de mail die je van de klant hebt ontvangen. De kern blijft echter altijd hetzelfde.

Een voorbeeld van zo’n mail kan zijn:

Beste XXX,

Dankjewel voor je mail.

Wat leuk om te horen dat je interesse hebt in NAAM PROGRAMMA

Je vraagt of het mogelijk is om in termijnen te betalen. Dit is geen enkel probleem.

Je kunt betalen in X-termijnen.

De kosten per termijn zijn XXX exclusief btw.

Om je bestelling te plaatsen, ga je naar LINK SALESPAGINA

Daar klik je op de button van ‘betalen in termijnen’.

Daarna kom je in de shoppingcart uit en kun je de bestelling verder afronden.

Mocht je nog vragen hebben, dan hoor ik dat graag!

HANDTEKENING

Een ander scenario is natuurlijk dat betaling in termijnen niet mogelijk is. Ook hiervoor is een mailtemplate gemaakt.
Deze kan er als volgt uitzien:

Beste XXX,

Dankjewel voor je mail.

Wat leuk om te horen dat je interesse hebt in NAAM PROGRAMMA

Je vraagt of het mogelijk is om in termijnen te betalen.

Helaas is dit niet mogelijk.

Het bedrag dient in 1x voldaan te worden.

Ik wens je een fijne dag toe!

HANDTEKENING


Stap 3:

Stap 3 kan zijn dat je een proces nog vastlegt in een systeem. Zelf gebruik ik hiervoor SweetProcess. In dit systeem leg ik vast hoe bepaalde zaken gedaan moeten worden.

Als je kijkt naar het voorbeeld dat we in dit artikel gebruikt hebben, dan zie je bijvoorbeeld staan: ‘Doorgeven aan Technische VA ook op de salespagina te zetten.’

Zorg voor structuur in je werk

Als je technische VA aanwezig is, dan is dit geen enkel probleem. Als de technische VA niet aanwezig is en iemand anders dit binnen het team oppakt, is het fijn als er ergens een uitleg voorhanden is.

Dat proces leg ik vast in SweetProcess. Daarin beschrijf je precies hoe en waar je moet inloggen, welke pagina je moet hebben, hoe je de aanpassing kunt doen etc.

Je hoeft niet altijd alle stappen te doorlopen. Maar dit zijn in ieder geval de stappen die ik zelf altijd gebruik bij het structureren en het maken van processen.

Natuurlijk is het dan ook belangrijk dat je deze processen, na vastlegging, op een centrale plek bewaard waar iedereen, binnen het team, het terug kan vinden.

Ik maak hiervoor vaak gebruik van Google Drive of Dropbox en maak een map aan met de naam processen & mailtemplates. En in die hoofdmap komen weer submappen per vraag of onderwerp met daarin het stroomschema, de bijbehorende mailtemplates en de bijbehorende procesbeschrijvingen.

Hoe heb jij je bedrijf gestructureerd?
Laat het mij weten in een reactie onder dit artikel.

Download mijn e-book voor alle ins & outs over een virtueel manager

Met mijn inschrijving geef ik toestemming aan Kim Minten om mijn gegevens te verwerken, op de manier zoals omschreven in de privacyverklaring.

2 Reacties

  1. Dirkje

    Top artikel, dank je!
    Ik zie nog niet echt de voordelen van SweetProcess vs. een overzicht maken in Word bijvoorbeeld dat de maandelijkse prijs rechtvaardigd. Zie ik iets over het hoofd?

    • Kim Minten

      Hi Dirkje,

      Dankjewel voor je reactie.

      Persoonlijk vond ik het lastig om in Word een mooi / handig template te maken. In SweetProcess gebruik je standaard hetzelfde template en hoef je daar niet over na te denken. Per stap kun je bijv. afbeeldingen maar ook video’s toevoegen voor extra informatie, mocht dat nodig zijn. Werk je in teams dan kan een teamlid afvinken zodra er iets gedaan is. Dus dan zie je ook direct de status van een bepaald proces.

      Maar om eerlijk te zijn, heb ik het abonnement onlangs opgezegd. Niet omdat het systeem niet is / goed werkt, dat zeker wel! Echter maak ik er te weinig gebruik van waardoor het de kosten inderdaad niet rechtvaardigd. En, nu ik een aantal processen vanuit SweetProcess gedownload heb, kan ik de templates ook hergebruiken 🙂

Geef een reactie