23 november 2017    

Hoe vind ik een VA die het beste bij mij past?

Na een tijd wikken en wegen weet je het nu zeker. Je hebt ondersteuning nodig en je wilt met een VA oftewel virtueel assistent samenwerken. Je besluit om een oproep op LinkedIn en/of Facebook te plaatsen:

‘Ik ben op zoek naar een virtueel assistent die mij kan helpen. Ben jij deze virtueel assistent? Stuur mij dan een privé-bericht.’

Ik kan je nu al vertellen dat je honderden reacties krijgt en dat je echt werkelijk geen idee hebt met wie je nu het beste kunt samenwerken. Ik zet graag een aantal tips voor je op een rij zodat je zoektocht wellicht iets gemakkelijker wordt.

Wees concreet

De oproep van hierboven is lekker kort maar tegelijkertijd totaal niet concreet. Want waarbij zoek je precies ondersteuning? Elke VA heeft zijn eigen expertise op het gebied van bijvoorbeeld:

  • financiën
  • online marketing
  • het maken van online trainingen
  • dagelijks management

Als je een oproep plaatst, wees dan direct zo concreet mogelijk en neem er de volgende punten in mee:

  • geef aan waarbij je ondersteuning nodig hebt (welke zaken wil je uitbesteden?)
  • maak een inschatting van het aantal uren dat je ondersteuning zoekt
  • geef aan met welke systemen je momenteel werkt
  • vermeld of het voor een project is of dat de intentie een langdurige samenwerking is
  • noem ook een uiterlijk datum voor wanneer men kan reageren

Als je dit in je oproep vermeldt, sluit je direct al een aantal VA’s uit. Omdat ze de gewenste expertise niet hebben, niet bekend zijn met de systemen waarmee je werkt, niet kunnen voldoen aan het aantal uren waar je om vraagt of om een andere reden.

Doe navraag in je netwerk

Elke ondernemer heeft zijn eigen netwerk. Maak daar gebruik van en doe navraag bij je medeondernemers of zij met een virtueel assistent werken. Misschien is dat nu niet zo maar hebben ze dat in het verleden wel gedaan of werken ze er op projectbasis mee samen. Zij kunnen je concrete namen geven en je vertellen met welke VA zij goede (of minder goede) ervaringen hebben.

Maak een selectie

Zodra de datum van reageren verstreken is, maak je een selectie van VA’s die je graag wilt spreken. Stel dat je 50 reacties krijgt, ga dan niet met alle 50 het gesprek aan. Dit kost te veel tijd.

Lees de reacties door, bekijk eventueel de websites en ga voor jezelf na waar jij het beste gevoel bij hebt. Probeer de selectie terug te brengen tot drie VA’s die je wilt spreken. Laat dit eerste gesprek online plaatsvinden, bijvoorbeeld via Skype.

Nadat de gesprekken hebben plaatsgevonden en er één VA over is gebleven, kun je ervoor kiezen om nog een gesprek op locatie te doen. Dit hoeft echter niet per se. Je kunt prima starten met de samenwerking ook al heb je elkaar alleen online gesproken.

Hanteer een proefperiode

Natuurlijk is het niet verplicht om een proefperiode te hanteren maar het geeft zowel jou als de VA wel de tijd om aan elkaar te wennen en om te kijken of er een match is. Zelf hanteer ik altijd een proefperiode van drie maanden. In deze drie maanden kunnen beide partijen per direct de samenwerking beëindigen. Na deze drie maanden hanteer ik een opzegtermijn van één maand.

In de proefperiode is het belangrijk om te beoordelen of de VA in kwestie jou de ondersteuning biedt die jij voor ogen had. Word je nu ook echt ontzorgd in je werkzaamheden?
Houd er rekening mee dat jullie allebei tijd moeten investeren. De VA heeft tijd nodig om je bedrijf te leren kennen en om te ervaren wat voor jou het prettigst werkt. Ook jij moet daarin tijd investeren want de VA weet niet direct alle ins en outs van je bedrijf en vraagt ongetwijfeld in het begin nog vaker wat bij je na. En misschien is zijn werk niet direct zoals jij het wenst. Dit kost even tijd en hoort erbij.

Ga zelf op onderzoek uit

Wil je geen oproep plaatsen op LinkedIn en/of Facebook omdat je eigenlijk helemaal geen zin hebt in tientallen reacties? Dan kun je natuurlijk ook zelf rondkijken. Een eenvoudige optie daarvoor is Google. Maar tegenwoordig zijn er ook databases waarin diverse VA’s met hun expertises genoemd worden. Een aantal voorbeelden zijn:

Academie voor Virtueel Professionals van Petra Fehring: https://academievirtueelprofessionals.nl/vp-database/
Regelheden van Patty Golsteijn: https://regelhelden.com/
VA Executive van Daniëlle Molenaar en Priscilla Smith: https://va-executive.nl

Met deze tips kom je al een heel eind als je wilt samenwerken met een VA. Wil je weten of jij al toe bent aan een VA? Vraag dan hieronder mijn gratis checklist aan.

Download mijn e-book voor alle ins & outs over een virtueel manager

Met mijn inschrijving geef ik toestemming aan Kim Minten om mijn gegevens te verwerken, op de manier zoals omschreven in de privacyverklaring.

Geef een reactie