21 december 2017    

Loop jij binnen je onderneming tegen het volgende aan:

  • Je bent het meeste van je tijd aan het werk in plaats van dat je aan je bedrijf werkt.
  • Je hebt geen tijd om je te focussen op je core business.
  • Er is geen balans meer tussen zakelijk en privé.
  • Jouw hoofd zit altijd vol met ideeën. Je hebt alleen geen tijd om ze uit te werken.

Heb je dan wel eens gedacht aan het inzetten van een virtueel assistent oftewel een VA?

Wat is een virtueel assistent?

Een virtueel assistent assisteert zelfstandig ondernemers vanuit haar eigen kantoor, virtueel dus. De VA zorgt voor de uitvoering van de alledaagse taken. Ook kun je een VA aanhaken bij specifieke projecten. De VA heeft een uitvoerende rol.

Eén van de valkuilen van een zelfstandig ondernemer is dat je teveel zelf wil doen.

Het doel van een VA is de zelfstandig ondernemer te ontzorgen zodat hij niet langer bezig is met allerlei taken waar eigenlijk helemaal geen tijd voor is. De ondernemer kan zich hierdoor focussen op zijn core business.

Wat zijn de voordelen van een virtueel assistent?

Het inzetten van een virtueel assistent heeft meerdere voordelen:

  • Je hebt geen extra kosten voor een werkplek. De VA werkt namelijk vanuit huis. Natuurlijk is het prettig om af en toe een live afspraak in te plannen om bijvoorbeeld te sparren. Maar de reguliere werkzaamheden pakt de VA allemaal op vanaf haar eigen werkplek.
  • Je hebt geen extra kosten voor computers en andere apparatuur. De VA zorgt zelf voor een computer. Dit is vaak het belangrijkste hulpmiddel. Andere apparatuur is meestal niet van toepassing.
    Indien gewenst kan er in overleg natuurlijk iets aangeschaft worden. Of je kunt als ondernemer ook iets uitlenen aan je VA. Vermeld dit altijd goed in het contract. Mocht de samenwerking ten einde komen, dan staat er in ieder geval zwart op wit welke apparatuur van jou is en de VA in bruikleen heeft en moet retourneren.
  • De VA is tevens je sparringpartner. Volgens een bepaalde frequentie heb je contact met je VA via bijvoorbeeld Skype. Je kunt tijdens deze afspraak de lopende en komende zaken bespreken. En je kunt deze momenten natuurlijk ook heel goed benutten om te sparren over zaken waar jij tegenaan loopt. De VA kan dan met je meedenken.
  • De VA heeft vrijwel geen instructies nodig. Begin nu niet te vroeg met juichen, want een gedegen inwerkperiode is een absolute must. Vertel hoe je onderneming in elkaar steekt, hoe jij zaken oppakt en afhandelt, met welke systemen je werkt enzovoort.
    Een VA heeft vaak al veel systeemkennis. Inhoudelijk hoef je dus waarschijnlijk niet veel uit te leggen.

Welke werkzaamheden kun je uitbesteden aan een virtueel assistent?

Er zijn ontzettend veel werkzaamheden die je kunt uitbesteden aan een virtueel assistent.

Belangrijk daarbij is dat je voor jezelf nagaat:

  • Welke taken kosten veel energie? Vaak vind je deze taken ook minder leuk.
  • Welke taken kosten veel tijd? Misschien omdat je moet uitzoeken hoe het werkt of misschien gebruik je een bepaald systeem niet optimaal.
  • Welke systeemtaken kunnen worden uitbesteed? Vraag jezelf eens af of je elk systeem zelf moet inrichten en moet bijhouden. Natuurlijk is het fijn om een systeem van a tot z te begrijpen maar dit wil niet zeggen dat je alles zelf moet doen.

Als je kijkt naar je antwoorden op bovenstaande vragen welke taken zou je dan kunnen uitbesteden? En wat houdt je tegen om het niet te doen?

Om het voor jou gemakkelijker te maken heb ik een aantal werkzaamheden op een rijtje gezet die je kunt uitbesteden:

  • Het maken, beheren en onderhouden van je website.
  • Het bouwen van een online leeromgeving.
  • Het aanmaken, beheren en onderhouden van je social meda kanalen.
  • Dagelijks management zoals het beheren van de mailbox en het maken van afspraken.
  • Je financiële administratie en/of het debiteurenbeheer.
  • Structurering van je bedrijf, schrijven van processen en het maken van planningen.

Houd wel goed in gedachten dat iedere VA vaak haar eigen expertise heeft. Heb je meerdere werkzaamheden die je wilt uitbesteden maar kun je geen virtueel assistent vinden die alle gewenste expertise bezit? Denk er dan eens over na om meerdere VA’s aan te haken. Allen met een eigen expertise.

Welke werkzaamheden zou jij graag uitbesteden?
Laat het mij weten in een reactie.

Download mijn e-book voor alle ins & outs over een virtueel manager

Met mijn inschrijving geef ik toestemming aan Kim Minten om mijn gegevens te verwerken, op de manier zoals omschreven in de privacyverklaring.

Geef een reactie