18 januari 2018    

Hoe combineer je je zwangerschapsverlof met een eigen bedrijf?

Wie had dat gedacht…
Dat ik rustig mijn zwangerschapsverlof in zou gaan.
Inmiddels ben ik alweer ruim 4 weken verder en ik heb nog een hele tijd te gaan.

Zwangerschapsverlof?

Heb ik iets gemist?

Nee hoor, je hebt niets gemist! We hebben het alleen niet groots via social media aangekondigd. En omdat ik ook geen bekende Nederlander ben, is het ook niet op het nieuws geweest. Degenen die het echt moesten weten, die hebben we het uiteraard verteld.

De wereld op z’n kop

Ik zal je natuurlijk alle details besparen.

Maar vanaf eind mei weten we dat we trotse ouders worden. Natuurlijk zijn we nog steeds hartstikke blij.

Zodra ik het wist, kwamen er wel allerlei vragen in me op. Ik ben immers zelfstandig ondernemer en dan gaat het toch net allemaal iets anders dan als je in loondienst werkt.

  • Hoe ga ik dat doen met mijn huidige klanten?
  • Hoe ga ik het doen met mijn eigen bedrijf?
  • Heb ik wel voldoende inkomsten?
  • Hoe zorg ik ervoor dat alles gestroomlijnd doorloopt?

Deze vragen waren regelmatig aan de orde van de dag. En natuurlijk honderdduizend andere vragen op persoonlijk vlak.

Zet alles op een rijtje

Ik ben een onwijze structuurfreak. Dus het heeft mij enorm geholpen om al mijn vragen en onzekerheden op een rijtje te zetten. Dit geeft mij overzicht en vaak kan ik direct mijn eigen vragen beantwoorden.

Als je bijvoorbeeld je financiën op een rijtje zet, dan weet je of je voldoende inkomsten hebt tijdens je verlof. Of dat je teveel uitgeeft.

En waarschijnlijk heb je ook een heel goed beeld van hoe je je eigen bedrijf wilt voortzetten tijdens het einde van je zwangerschap en de kraamtijd. Je kunt bijvoorbeeld een virtueel assistent aanhaken of een andere expert die tijdelijk jouw werkzaamheden overneemt. Misschien wil je wel voornamelijk op projectbasis werken en besluit je om geen nieuwe projecten meer aan te nemen. En zo zijn er natuurlijk talloze opties.

Hoe je een VA vindt die bij je past, lees je hier.

Breng je team op de hoogte

Werk je al met een team? Vergeet hen dan niet op de hoogte te brengen. Zij kunnen met je meedenken over een oplossing zodat jij rustig met zwangerschapsverlof kunt gaan.

Ik heb eerst mijn teamleden op de hoogte gebracht alvorens ik het mijn klanten heb verteld. Natuurlijk waren familieleden het allereerst op de hoogte!

Ik wist dat vanaf september mijn team versterkt zou worden met een extra teamlid. Dat stond eigenlijk al vast voordat ik wist dat ik zwanger was. Toch klopte dat niet helemaal met de taakverdeling binnen het team. Ik wilde het voor mijzelf, maar ook voor het team en mijn klanten, zo helder mogelijk houden.

En daarom neemt alleen teamlid Sonja Akkies-Grilk van Sonva de werkzaamheden over die ik normaliter uitvoer bij mijn klanten. Zij is het aanspreekpunt en zorgt dat alles gewoon doorloopt.

En teamlid Marlou Minten zorgt ervoor dat binnen mijn bedrijf alles doorloopt. Denk hierbij aan het plaatsen van de blogs, berichten op mijn social media, maar ook het bijhouden van mijn database Tools for you.

Op deze manier zijn de taken goed verdeeld en hoef ik bijna niets meer zelf te doen. En datgene dat ik nog wel zelf moet doen, heeft vaak geen prioriteit.

Breng je klanten tijdig op de hoogte

Nadat ik het team had geïnformeerd, heb ik ook mijn klanten op de hoogte gebracht. En natuurlijk hebben we vrijwel direct daarna gekeken hoe we de periode van mijn zwangerschapsverlof kunnen overbruggen.

Gelukkig stond iedereen ervoor open dat Sonja mijn taken tijdelijk overneemt. Het merendeel van mijn klanten kent Sonja al omdat zij tijdens mijn vakanties ook altijd de werkzaamheden overneemt.

Het kan ook zijn dat een klant het niet eens is met de door jou voorgestelde oplossing. Door je klanten tijdig te informeren is er altijd ruimte om op zoek te gaan naar een andere VA en heb je de tijd om die persoon in te werken.

Vanaf het moment dat mijn klanten op de hoogte waren gebracht, heb ik een document bijgehouden met werkzaamheden die ik voor mijn klanten uitvoer. Zo creëer je een overdrachtsdocument wat uiteindelijk ontzettend handig is. En als je dit gaandeweg al doet, staan alle werkzaamheden erop en hoef je niet op het laatste moment nog een overzicht te maken. Daarnaast heb ik van alle werkzaamheden die niet regelmatig terugkomen een instructievideo gemaakt.

Zorg voor een goede communicatie

Ja hoor, daar is ie weer. Communicatie komt regelmatig voor in mijn blogs. Maar ook in deze situatie is communicatie super belangrijk. Iedereen wil immers weten waar hij of zij aan toe is.

Waarschijnlijk heb je je zwangerschapsverlof al tijdig aangekondigd. Maar zoals je zelf vaak ook ervaart, kun je niet alles onthouden. En als zelfstandig ondernemer heb je het al druk genoeg.

Daarom heb ik de klanten waarvan Sonja mijn werkzaamheden overneemt vlak voor mijn verlof een aantal e-mails gestuurd. Natuurlijk niet om ze te spammen, maar wel om ze eraan te herinneren dat mijn verlof eraan komt.

Zo heb ik één maand van tevoren een korte e-mail verstuurd met ongeveer de onderstaande tekst:

Hi,

Hierbij alvast een korte mail rondom mijn verlof.
Nog 1 maand en dan ga ik met zwangerschapsverlof.
Vanaf 1 december 2017 zal Sonja mijn werkzaamheden overnemen. Naar verwachting zal ik rond 1 mei 2018 de werkzaamheden weer hervatten.
Eind november zal ik nog een uitgebreidere e-mail sturen m.b.t. de overdracht en eventueel gemaakte afspraken.
Mocht je voor die tijd al vragen hebben, dan hoor ik dat graag.

Virtuele groet,

Eén week van tevoren hebben de ondernemers van mij wederom een mail ontvangen. Deze mail was voor iedereen verschillend omdat ik daar ook specifiek werkzaamheden in heb benoemd. Hieronder een voorbeeld:

Hi,

Nog een week te gaan en dan is het 1 december.
De start van mijn zwangerschapsverlof 🙂
Vanaf 1 december 2017 zal Sonja mijn werkzaamheden overnemen. Naar verwachting zal ik rond 1 mei 2018 de werkzaamheden weer hervatten.
Sonja is op de hoogte van de zaken die er spelen binnen jouw bedrijf denk hierbij o.a. aan:
– blogs
– e-zines
– social media

Wil je graag dat ze zaken oppakt die “afwijkend” zijn van bovenstaand, dan kan dat natuurlijk gewoon in overleg met Sonja. Dat is geen enkel probleem.
Ik wil je er wel nog even op attenderen dat Sonja van 22 december 2017 t/m 7 januari 2018 vakantie heeft.

Heb je nog iets waarvan je graag hebt dat ik het oppak, volgende week sta ik nog de gehele week tot je beschikking.

Andere vragen? Dan weet je mij vast wel te vinden 🙂

Virtuele groet,

En op 1 december heb ik nog een e-mail gestuurd. Deze was voor elke ondernemer ongeveer hetzelfde:

Hi, 

Vanaf vandaag ben ik met zwangerschapsverlof! Hiervan ga ik heerlijk genieten.
Rond 1 mei 2018 hervat ik de werkzaamheden weer en tussendoor zal ik regelmatig updates van Sonja ontvangen.

Ik laat, alles rondom jouw bedrijf, met een gerust hart achter in de handen van Sonja.

Zij zal je ondersteunen daar waar nodig.

Nog wel één kleine reminder: Sonja heeft van 22 december 2017 t/m 7 januari 2018 vakantie.
Je kunt Sonja bereiken via Sonja@sonva.nl.

Virtuele groet,

En weet je wat het mooie is…
Ik heb in december achter de schermen nog wel gewerkt maar Sonja nam de coördinatie op zich. Dit gaf mij enerzijds inzicht in het aantal uren dat ik bij haar had ingekocht. En anderzijds gaf het mijn klanten de mogelijkheid om te wennen aan Sonja en had Sonja de gelegenheid om te kijken of er nog onduidelijkheden waren.

Een mooi win-winsituatie!

Zorg voor een goede planning

Zorg ook voor een goede planning. Niet alleen qua communicatie zoals hierboven beschreven, maar ook voor de werkzaamheden die je nog wilt uitvoeren.

Zo wil ik graag een nieuwe website zodra ik weer back in business ben. Het bouwen van de website heb ik uitbesteed. Maar er zijn wel een aantal acties die ik zelf moet doen zoals bijvoorbeeld het schrijven van content.

In mijn eigen planning heb ik dat voor deze maand opgenomen. Maar de werkzaamheden zijn ook goed afgestemd met de ontwerper. Begin februari verwachten we de kleine uk. In die maand kan ik naar verwachting niet veel werk verzetten voor mijn website. Daarom heb ik afgesproken dat ik alles in januari aanlever zodat de websitebouwer in februari en maart aan de slag kan.

En ja, ik weet het, een bevalling kun je niet plannen.
Maar de tijdlijnen zijn uitgezet en als het anders loopt, dan is ook daar weer een oplossing voor te vinden.

Op deze manier ga ik met een gerust hart mijn zwangerschapsverlof in. Ik weet dat mijn klanten en mijn bedrijf in goede handen zijn.

Nu heerlijk genieten van mijn zwangerschapsverlof…

Download mijn e-book voor alle ins & outs over een virtueel manager

Met mijn inschrijving geef ik toestemming aan Kim Minten om mijn gegevens te verwerken, op de manier zoals omschreven in de privacyverklaring.

Geef een reactie