1 maart 2018    

Efficiënter werken? Dat kan met de juiste systemen

Ooit ben je begonnen als zelfstandig ondernemer. Misschien heb je nu wel een heel team om je heen gebouwd dat je ondersteunt, maar het kan ook heel goed zijn dat je nog steeds alles in je eentje doet. Dat kan natuurlijk ook. Maar heb je je onderneming wel goed ingericht? Gebruik je de juiste systemen? Of ben je veel tijd kwijt aan het werken IN je bedrijf in plaats van AAN je bedrijf?

Doe jij je werkzaamheden op onderstaande manier?

Je hebt veel uiteenlopende werkzaamheden binnen je onderneming. Je bent zelf verantwoordelijk voor de administratie, je online marketing, het dagelijks management, de acquisitie en nog veel meer.

Herken jij het onderstaande binnen jouw bedrijf:

  • Als je een afspraak moet plannen, ben je continu aan het mailen of bellen om maar een geschikt moment te vinden.
  • Je biedt een gratis weggever aan op je website maar als een klant die aanvraagt, moet je het handmatig toesturen.
  • Je biedt een (online) training aan en als iemand wil deelnemen, maak jij handmatig de factuur. Je monitort de betaling en indien nodig stuur je ook handmatig een reminder.
  • Je bent elke week uren kwijt aan het maken van je social-mediaberichten, het plannen ervan en het reageren erop.

Dit zijn enkele voorbeelden die ik in de praktijk regelmatig tegenkom. Daarmee verlies je veel kostbare tijd. Tijd die je veel beter kunt besteden binnen je bedrijf.

Er zijn een aantal opties om jezelf meer tijd te gunnen. Je kunt een virtueel assistent (VA) inschakelen. Heb je geen idee wat een VA precies is of wat een VA voor je kan betekenen? Lees dan de twee blogs die ik eerder hierover schreef:

Focus je op je bedrijf. Schakel een VA in!

Hoe vind ik een VA die het beste bij mij past?

Zet systemen in

Een andere optie die wel eens vergeten wordt, is het inzetten van systemen en/of tools. En ja, aan de meeste systemen zitten kosten verbonden. Maar bedenk ook eens hoeveel tijdwinst je ermee kunt behalen. Tijd die je kunt besteden AAN je bedrijf of…

Tijd die je kunt besteden AAN je familie en vrienden. En dan echte vrije tijd, zonder dat je continu met je werk bezig bent.

Het geeft je ontzettend veel rust om een aantal processen binnen je bedrijf te systematiseren oftewel te automatiseren.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Het efficiënter plannen van een afspraak. In plaats van met elkaar te mailen of te bellen om tot een datum te komen, stuur je een link toe waarmee de ander rechtstreeks in jouw agenda een afspraak kan plannen. Dit bespaart zowel jou als de ander enorm veel tijd.Systemen die je hiervoor kunt inzetten zijn onder andere: TimeTrade, SuperSaas, Calendly en You Can Book Me.
  • Het automatisch toesturen van weggevers. In plaats van zelf de gratis weggever per e-mail toe te sturen, zorg je ervoor dat de aanvrager automatisch een e-mail krijgt toegestuurd met daarin de gratis weggever.Systemen die je hiervoor kunt inzetten zijn onder andere: Autorespond*, Active Campaign, Mailchimp of MailerLite.
  • Het plannen van social-mediaberichten. Een aantal social-mediazaken blijf je meestal zelf doen zoals het bedenken van content. Hier kun je geen systeem voor inzetten, maar natuurlijk wel een Virtueel Manager. Voor het plannen van je berichten kun je wel systemen inzetten. Je moet de berichten zelf in het systeem zetten, maar dat kun je vaak in een bulk doen. Daarna wordt het bericht automatisch op het gewenste moment gepubliceerd.Systemen die je hiervoor kunt inzetten zijn onder andere: MeetEdgar, Buffer, Hootsuite en Postplanner

Database Tools for You

Krijg je het al Spaans benauwd bij het idee dat je met systemen moet werken? Zie je op tegen de techniek die erbij komt kijken? Dat is helemaal niet nodig!

Ik heb een database ontwikkeld met daarin Nederlandstalige video’s over diverse systemen. Stap voor stap leg ik je uit hoe een bepaald systeem werkt. Daarna kun je het helemaal zelf implementeren binnen je bedrijf.

En heb je vragen? Dan kun je deze stellen in een besloten groep en helpen wij je met z’n allen weer verder.

Nieuwsgierig? Lees meer over de database Tools for You!

* dit betreft een affiliate link. Mocht je via deze link het systeem aanschaffen, dan krijg ik hier een kleine vergoeding voor.

Download mijn e-book voor alle ins & outs over een virtueel manager

Met mijn inschrijving geef ik toestemming aan Kim Minten om mijn gegevens te verwerken, op de manier zoals omschreven in de privacyverklaring.

Geef een reactie