19 juli 2018    

Hoe geef je duidelijk aan wat jouw wensen zijn?

Dit is inmiddels het 4e blog in de serie over virtueel managers. Hieronder vind je de alle eerdere blogs op een rijtje.

Wat is een virtueel manager?
Wat zijn de voordelen van het inhuren van een virtueel manager?
Wanneer huur je een virtueel manager in?

In de tekst hieronder vertel ik je meer over hoe jij jouw wensen duidelijk aangeeft aan je virtueel manager. Voor het gemak kort ik deze term af met respectievelijk VM.

Het inhuren van een VM is vaak een grote stap. Een stap die je niet zomaar neemt. Je kunt het je dan ook niet permitteren om met de eerste de beste VM in zee te gaan.

Om de juiste VM aan te haken, is het goed om eerst in kaart te brengen wat jouw wensen zijn. En op basis hiervan kun je kijken welke VM daarbij past.

Bij het in kaart brengen van jouw wensen kun je denken aan het volgende:

Bekijk waar je in de toekomst heen wilt met je onderneming

Het is belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van waar je met je onderneming naar toe wilt. Wat wil je over zes maanden hebben bereikt?
En over één jaar?
Misschien weet je zelfs wel wat je over vijf jaar wilt hebben bereikt.

Zodra jij weet waar je naar toe wilt met je onderneming, kun je samen met de VM de weg ernaar toe uitzetten. Zo ontstaat er een helder en concreet plan.
Je hebt nu direct meetbare doelen waaraan je samen met je VM en je team kunt werken zodat de gewenste doelstellingen worden behaald.

Zorg voor een meetbaar doel

Vaak heb je een omzetdoel voor ogen. En dat is helemaal oké. Maar om het gestelde omzetdoel te bereiken, moet je ook een aantal kleine stappen nemen. Kijk je namelijk alleen naar het einddoel, dan kan dat ontmoedigend werken.

Zorg ervoor dat deze kleine stappen ook meetbare doelen worden. Een voorbeeld hiervan is dat je een nieuw shoppingcartsysteem wilt dat volledig ingericht is binnen 1 maand. Of dat je 25 nieuwe affiliates wilt krijgen binnen 6 maanden. Formuleer deze doelen zo concreet mogelijk. Een goede manier is om dit via de SMART-methode te doen.

SMART staat voor:

S = specifiek
M = meetbaar
A = acceptabel
R = realistisch
T = tijdgebonden

Specifiek

Om een doel specifiek te maken stellen we de W-vragen:

• Wat willen we bereiken?
• Wie is er bij betrokken?
• Waar gebeurt het?
• Wanneer gebeurt het?
• Waarom willen we het bereiken?

Meetbaar

De meetbaarheid wordt meestal aangegeven in getallen. Meetbaarheid kan ook zichtbaar worden gemaakt door het doel te vergelijken met bestaande procedures of systemen.

Acceptabel

De A staat ook wel voor Aanwijsbaar of Actiegericht. Vragen zijn daarbij:

• Is het voor jezelf haalbaar?
• Is er voldoende draagvlak om het doel te behalen?
• Is het actiegericht en leidend tot resultaat? LET OP: het gaat niet om de acties zelf maar om het resultaat!

Realistisch

Is het doel haalbaar? Geeft het voldoende uitdaging? Een doel moet niet te makkelijk zijn maar ook niet te moeilijk. Vragen zijn:

• Is het doel haalbaar voor mij en/of anderen?
• Zijn de inspanningen niet te hoog of te laag?
• Staan de inspanningen in relatie met het resultaat?

Tijd

Een goed doel moet minimaal één datum hebben. Vaak worden meerdere data genoemd zoals start-, eind- en tussendata.

Een ander voordeel van het stellen van kleinere doelen is dat je het direct als controlemiddel kunt gebruiken. Je kunt tussentijds al meten hoe het gaat en of het einddoel nog steeds haalbaar is. Indien nodig kan de VM bij problemen tijdig ingrijpen en bijsturen.

Zodra je de lange en korte termijndoelen hebt vastgesteld, krijg je direct een goed beeld welke werkzaamheden je kunt uitbesteden en voor welke werkzaamheden je zelf verantwoordelijk bent.

Bedenk wat je wilt uitbesteden

Het is super belangrijk om goed na te denken over wat jij graag wilt uitbesteden. Heb je geen idee over wat je graag wilt uitbesteden? Schrijf dan eens alle werkzaamheden op die je nu zelf doet.

En denk breed. Van de kleinste werkzaamheden die amper tijd kosten tot de grotere klussen die wel enorm veel tijd vergen.

Een paar voorbeelden zijn:

  • Onderhouden van je website
  • Plaatsen van content op je website en social-mediakanalen
  • Versturen van je nieuwsbrief
  • Schrijven van content voor je online marketing
  • Bedenken van nieuwe producten en/of diensten
  • Voeren van gesprekken met (potentiële) klanten

Zodra je al je werkzaamheden hebt opgeschreven, kun je kijken welke werkzaamheden alleen JIJ kunt uitvoeren.

Zo voer jij de gesprekken met je (potentiële) klanten misschien het liefst zelf. Blijf dit dan ook vooral doen.

Het onderhouden van je website kun je heel eenvoudig uitbesteden zodat je hier geen omkijken meer naar hebt.

En zo kun je al je werkzaamheden één voor één nalopen.

Heb je dat gedaan, kijk dan nog een keer heel kritisch naar de werkzaamheden waarbij je hebt aangegeven dat je ze zelf moet doen. Is dat écht zo? Of heb je een angst om bepaalde werkzaamheden uit te besteden?

Uiteindelijk heb je een lijst met werkzaamheden die je kunt en wilt uitbesteden. De VM kan deze werkzaamheden overnemen en ervoor zorgen dat dit binnen het team wordt opgepakt. Jij kunt je dan focussen op de zaken die alleen JIJ kunt doen.

Zorg voor een (virtueel) team

Het is nu echt tijd om een team om je heen te bouwen. Misschien heb je al een team om je heen gebouwd. Bekijk dan goed of deze teamleden passen binnen jouw ideale plaatje. Binnen de visie die je hebt en waar je naar toe wilt met je onderneming.

Heb je nog geen teamleden, dan kan het erg spannend zijn om teamleden aan te haken. Ook kan het veel tijd en energie van je vragen. Wat je dan kunt doen, is je focussen op de VM. De VM heeft misschien al een eigen team dat jou kan ondersteunen. Maar is dat niet het geval, dan gaat de VM voor jou op zoek naar geschikte teamleden. Je hebt dan geen omkijken naar de werving en selectie en dit bespaart jou tijd.

Besef ook dat je geen team hoeft te hebben dat 24/7 elke dag van de week voor je klaar staat. Naast een VM is het goed om één of twee VA’s aan te haken. Heb je bijvoorbeeld een keer een ontwerper nodig dan kun je deze ook op projectbasis aanhaken.

Zorg ervoor dat de teamleden die je aanhaakt de expertise hebben die je zoekt. Hebben ze een bepaalde expertise niet, haak dan iemand extra aan. Deze persoon kan dan je team komen versterken op vaste basis of op projectbasis. Het is beter om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden direct bij de juiste persoon liggen. Beheerst je teamlid een expertise niet maar pakt zij toch een bepaalde taak op, dan kan dit uiteindelijk veel duurder zijn dan dat je (tijdelijk) iemand met de juiste expertise aanhaakt.

Communicatie

Om ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt, is het belangrijk dat jij als ondernemer goed communiceert. Dit geldt overigens voor het gehele team.

Communication is key!

Zorg ervoor dat je in staat bent om goed uit te leggen wat jouw wensen zijn en wat jouw visie is. Zodra je team dat weet, kan het ervoor zorgen dat werkzaamheden snel en correct worden opgepakt.

Zodra je met een VM werkt, maak je samen met de VM processen voor jouw onderneming. Want hoe wil jij dat er wordt omgegaan met klantondersteuning en verkopen? En het is net zo belangrijk om te weten wat te doen bij eventuele klachten. Door dit allemaal in kaart te brengen wordt het helder wanneer de VM een besluit kan maken en wanneer je er zelf direct bij betrokken wilt zijn.

De processen hebben niet alleen betrekking op klanten maar het geldt bijvoorbeeld ook voor je branding. Welke kleuren worden er gebruikt in afbeeldingen, welk lettertype, hoe wordt een salespagina opgemaakt enzovoort. Door dit allemaal eenmalig te bespreken en vast te leggen, bespaar je uiteindelijk tijd. Iedereen kan namelijk het proces bekijken en je hoeft het niet keer op keer uit te leggen. Verandert er iets, dan pas je dat aan in het proces en iedereen is weer up to date.

Het is zelfs een optie om de VM toestemming te geven om zelfstandig financiële beslissingen te nemen. Je kunt een maximaal bedrag afspreken tot waar de VM zelf een aankoop mag doen, zonder eerst toestemming aan jou te vragen.

In mijn volgend artikel vertel ik je hoe je een virtueel manager aan kunt haken. Mis dit blog niet, houd mijn website en Facebookpagina in de gaten.

Download mijn e-book over alle ins & outs over een virtueel manager

Met mijn inschrijving geef ik toestemming aan Kim Minten om mijn gegevens te verwerken, op de manier zoals omschreven in de privacyverklaring.

Geef een reactie